Taxes
¿Qué es un CAA y por qué le conviene para su ITIN?
Cuando busca cómo sacar su ITIN, tarde o temprano se topa con tres letras: CAA. Aparecen en las páginas del IRS, en los despachos, en los anuncios… y casi nadie se detiene a explicarle qué significan y por qué deberían importarle. Aquí lo hacemos, en cristiano, porque de esas tres letras depende algo muy concreto: si su pasaporte original tiene que viajar al IRS o no.
Se lo explica alguien que es CAA: yo soy Jesús Dávila Jr., Enrolled Agent, con 15 años haciendo taxes e ITINs aquí en Chicago, y atendiendo también a clientes en todo el país.
¿Qué es un CAA y por qué existe?
CAA quiere decir Certifying Acceptance Agent — en español, Agente de Aceptación Certificado. Es una persona o un despacho al que el IRS autorizó, después de un proceso de aprobación, para ayudar a la gente con su solicitud de ITIN.
¿Por qué existe el programa? Porque para sacar un ITIN el IRS necesita comprobar su identidad, y la única forma “de a de veras” es viendo sus documentos originales — sobre todo el pasaporte. Sin un CAA, eso significa que usted tiene que meter su pasaporte original en un sobre y mandárselo al IRS, y quedarse sin él hasta que se lo regresen. Para mucha gente, soltar el pasaporte por correo durante semanas es justo lo que los frena.
El programa de CAA existe para resolver eso. El IRS delega en el agente certificado la tarea de revisar y certificar sus documentos, para que el cliente no tenga que enviar sus documentos de identidad originales al IRS. En vez de sus originales, el IRS recibe un Certificado de Exactitud — el Form W-7 (COA) — que el CAA prepara y firma para cada solicitud.
Un CAA autorizado por el IRS puede:
- Preparar y revisar su forma W-7.
- Certificar la mayoría de sus documentos de identidad.
- Regresarle los documentos certificados al terminar la cita.
- Mandar el paquete de su solicitud al IRS por usted.
Nosotros somos CAA, y ese es exactamente el servicio que hacemos.
Qué significa para su pasaporte
Esta es la parte que más le importa a la gente, así que vamos claros: su pasaporte no viaja al IRS.
Para usted y para su cónyuge, un CAA puede certificar todos sus documentos de identidad — con una sola excepción, la identificación militar extranjera. Usted nos entrega su pasaporte, lo revisamos, confirmamos que es auténtico, lo certificamos, y se lo regresamos al terminar la cita. Al IRS le mandamos el Certificado de Exactitud, no su pasaporte.
Ahora, seamos honestos sobre cómo funciona, porque hay una regla que ningún CAA serio le va a saltar: el agente tiene que tener en la mano su documento original — o una copia certificada por la agencia que lo emitió — en el momento de la entrevista. No se puede certificar un pasaporte que solo se vio por la pantalla o en una foto. Por eso, si viene a la oficina, trae su pasaporte y se lo lleva el mismo día; y si está a distancia, nos lo envía por correo primero (a nosotros, no al IRS). En los dos casos el resultado es el mismo: su pasaporte no termina en un sobre camino al IRS.
Cómo es el proceso — en persona
Si está en Chicago o le queda cómodo pasar a la oficina, es lo más sencillo:
- Juntamos sus documentos y llenamos su forma W-7 con usted (si quiere verla casilla por casilla, aquí está la forma W-7 línea por línea).
- Hacemos su entrevista — el IRS pide una entrevista con cada solicitante — y revisamos sus documentos originales en mano.
- Certificamos sus documentos y se los regresamos ahí mismo.
- Preparamos el Certificado de Exactitud y mandamos el paquete completo al IRS.
Sale de la cita con su pasaporte en la bolsa. El IRS recibe todo lo que necesita, sin sus originales.
Cómo es el proceso — a distancia
No necesita vivir en Chicago para trabajar con nosotros; atendemos a clientes en los 50 estados. La única diferencia es cómo llegan sus documentos a nuestras manos, porque la regla de “documento original en mano durante la entrevista” también aplica a distancia.
El proceso remoto, tal como el IRS lo permite, es este:
- Nos envía su pasaporte original por correo (a nosotros, no al IRS).
- Con su documento en mano, hacemos su entrevista por videollamada — el IRS acepta que la entrevista sea por video.
- Certificamos sus documentos, preparamos el Certificado de Exactitud y le regresamos su pasaporte junto con su paquete listo para el IRS.
Por eso ojo con quien le ofrezca “hacer todo su ITIN por una videollamada, sin mandar nada”. Enseñar el pasaporte por la cámara no cumple la regla del IRS: el agente tiene que tenerlo físicamente. Para un cliente a distancia, la verdad honesta es que el pasaporte sí sale de sus manos hacia nosotros por unos días — o, si prefiere no soltarlo, puede pedirle a la agencia que lo emitió una copia certificada y mandarnos esa. Lo que no hace, en ninguno de los dos casos, es viajar al IRS ni perderse en el correo del gobierno por semanas.
CAA vs. mandar la forma W-7 usted solo
Puede tramitar su ITIN usted solo, sin CAA — es su derecho y el IRS no cobra por asignar el número. La diferencia está en qué hace con sus documentos:
Si lo manda usted solo, mete sus documentos de identidad originales (o copias certificadas por la agencia que los emitió) en el sobre con su W-7, y espera a que el IRS se los regrese. El IRS dice que devuelve los documentos a la dirección de la línea 2 de su W-7 dentro de 60 días — y recomienda que llame si no le llegaron en ese plazo. Son hasta dos meses sin su pasaporte, cruzando los dedos con el correo.
Con un CAA, usted se queda con sus originales desde el primer día. Nosotros certificamos, firmamos la exactitud de la solicitud y armamos el paquete revisado. No es que el ITIN salga más rápido — el tiempo lo pone el IRS — es que no suelta su pasaporte y la solicitud va bien hecha desde el principio, con menos riesgo de un rechazo por un detalle.
Sobre el tiempo, para que no le vendan humo: según el IRS, hay que dejar pasar unas 7 semanas para que le avisen del estado de su ITIN, y de 9 a 11 semanas en temporada alta (del 15 de enero al 30 de abril) o si aplica desde fuera de Estados Unidos. Cualquiera que le prometa “ITIN en 3 semanas garantizado” le está prometiendo algo que no controla.
¿Para quién aplica? (cónyuge y dependientes)
Aquí hay un detalle importante que conviene tener claro antes de empezar, porque no todos los miembros de la familia se tratan igual:
- Usted (solicitante principal) y su cónyuge: el CAA puede certificar todos sus documentos de identidad, menos una identificación militar extranjera. Para ustedes, nada de originales al IRS.
- Sus dependientes: aquí el IRS pone un límite. Para un dependiente, el CAA solo puede certificar el pasaporte y el acta de nacimiento civil. Cualquier otro documento del dependiente — un récord médico, un récord escolar — se manda en original al IRS, que después se lo regresa por correo. No es cosa nuestra: así lo marca el IRS y así lo repiten las instrucciones de la forma W-7.
Por eso, cuando es un trámite de familia, lo primero que hacemos es revisar quién necesita qué documento, para decirle exactamente qué se queda con usted y qué, en el caso de un dependiente, sí tendría que ir al IRS. Si su ITIN ya lo tiene y lo que toca es renovarlo, ese camino lo desglosamos aparte en 7 pasos para la renovación del ITIN.
Lo importante, en corto
Un CAA es el agente que el IRS autoriza para certificar sus documentos y para que su pasaporte no viaje al IRS. Puede hacerlo en persona o a distancia; en los dos casos tenemos en mano su documento original — o una copia certificada por la agencia que lo emitió — durante la entrevista, lo certificamos y se lo regresamos. La única regla que nadie serio le va a saltar es esa: el documento, físicamente, aunque la entrevista sea por video.
Esto es información general, no asesoría sobre su caso. Su situación — sus documentos, su familia, dónde vive — es suya, y lo que le sirve a su vecino puede no ser lo que le sirve a usted. Si quiere que veamos su caso concreto y armemos su ITIN bien desde el arranque, la preparación de impuestos y el ITIN los hacemos todo el año. Empiece por la guía completa del ITIN, o regálenos una llamada o escríbanos por WhatsApp — preguntar no cuesta nada, y estamos para apoyarle en lo que más podamos.
Fuentes
- ITIN Acceptance Agent Program — IRS (el CAA certifica todos los documentos del principal y secundario menos ID militar extranjera; entrevista en persona con cada solicitante y video solo para la entrevista; documentos originales en mano durante la entrevista; Certificado de Exactitud)
- Acceptance Agent application FAQs — IRS (el cliente no tiene que enviar sus documentos originales al IRS)
- ITIN documentation FAQs — IRS (uso del CAA en lugar de enviar originales; límite de dependientes a pasaporte y acta de nacimiento civil)
- How to apply for an ITIN — IRS (qué hace un CAA; documentos que sí deben enviarse; 7 y 9–11 semanas; devolución de documentos dentro de 60 días)
- Instructions for Form W-7 (Rev. 12/2024) — IRS (para dependientes el CAA solo verifica pasaporte y acta de nacimiento y devuelve los documentos de inmediato; 7 y 9–11 semanas)